Για τους περισσότερους ανθρώπους, η διατήρηση της ασφάλειας υπολογιστών και φορητών υπολογιστών είναι ρουτίνα. Σαρώνουμε για ιούς, διατηρούμε λογισμικό προστασίας από ιούς και δεν ανοίγουμε τυχαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι γίνεται όμως με τις ευπάθειες που μπορούν να επηρεάσουν τους εκτυπωτές και τους πολυλειτουργικούς εκτυπωτές (MFP) μας;

Για να διατηρήσετε τα δεδομένα εμπιστευτικά κατά την εκτύπωση, τη σάρωση και την κοινή χρήση, είναι σημαντικό να λάβετε ορισμένα προληπτικά μέτρα. Ορισμένα σχετίζονται με τις προδιαγραφές του εκτυπωτή, άλλα με τις ρυθμίσεις που επιλέγουμε και άλλα με τις δικές μας συνήθειες εκτύπωσης.

Η ασφάλεια στην καρδιά ενός εκτυπωτή

Καθώς τα δεδομένα εισέρχονται και εξέρχονται από έναν εκτυπωτή – είτε ενσύρματα είτε όχι – θα πρέπει να προστατεύονται από διάφορα πρωτόκολλα κρυπτογράφησης. Συνήθως, αυτά περιλαμβάνουν επίπεδο ασφαλών υποδοχών (SSL)/ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS) και ασφάλεια πρωτοκόλλου Διαδικτύου (IPSec). Εάν ο εκτυπωτής σας είναι δικτυωμένος, η κρυπτογράφηση δεδομένων, τα ψηφιακά πιστοποιητικά και ο έλεγχος ταυτότητας δικτύου προστατεύουν τα δεδομένα σας από μη εξουσιοδοτημένη απομακρυσμένη πρόσβαση. Ο διαχειριστής του συστήματός σας θα έχει επίσης πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές, όπως αφαιρούμενους σκληρούς δίσκους.

Ο εκτυπωτής Xerox διαθέτει ήδη την πιο προηγμένη κρυπτογράφηση βιομηχανικού προτύπου. Αλλά περισσότερα μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας πρόσθετες ρυθμίσεις και λειτουργίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε τη σάρωση ή την πρόσβαση σε δεδομένα πελατών, ανά χρήστη και ανά λειτουργία. Αυτό επιτρέπει τον έλεγχο των ατόμων που είναι εξουσιοδοτημένα να έχουν τα κατάλληλα επίπεδα πρόσβασης όταν είναι συνδεδεμένοι ή ελέγχονται. Δείτε παρακάτω:

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας ώστε να «τεμαχίζει» ηλεκτρονικά τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στον σκληρό δίσκο ως μέρος της συνήθους επεξεργασίας του. Για παράδειγμα, εάν έχετε εκτυπώσει ένα εμπιστευτικό έγγραφο, μπορείτε να ρυθμίσετε τη λειτουργία αντικατάστασης εικόνας ενός εκτυπωτή ώστε να διαγράφει αυτά τα δεδομένα αυτόματα, κατ’ απαίτηση ή, σε ορισμένα μηχανήματα, όταν είναι προγραμματισμένο – δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Πάρτε τον έλεγχο

Ακόμα και με αυτά τα χαρακτηριστικά ασφαλείας ενσωματωμένα στον εκτυπωτή σας, οι πληροφορίες μπορεί να πέσουν σε λάθος χέρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε ένα ευαίσθητο έγγραφο αλλά να κληθείτε σε μια σύσκεψη, αφήνοντας τα εμπιστευτικά δεδομένα να βρίσκονται στη έξοδο του εκτυπωτή. Η Ασφαλής εκτύπωση Xerox είναι μια λειτουργία που σας επιτρέπει να εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης ή ένα PIN στο έγγραφο όταν το στέλνετε για εκτύπωση. Η εργασία αποθηκεύεται στην κρυπτογραφημένη μνήμη του εκτυπωτή και διατηρείται σε ουρά μέχρι να βρεθείτε στον εκτυπωτή, να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και να τον απελευθερώσετε την εργασία σας για εκτύπωση.

Δείτε το βίντεο:

Εκθέσεις ρύθμισης παραμέτρων.

Είναι καλή ιδέα να εκτυπώσετε μια αναφορά ρύθμισης παραμέτρων και να τη διατηρήσετε σε ασφαλές μέρος. Μερικές φορές αναφέρεται ως αναφορά ρυθμίσεων και παραθέτει όλες τις λεπτομέρειες των ρυθμίσεων του εκτυπωτή σας, τους αριθμούς έκδοσης του λογισμικού και του υλικολογισμικού, καθώς και τη διεύθυνση IP του εκτυπωτή. Αυτό είναι χρήσιμο κατά την αντιμετώπιση προβλημάτων και θα το χρειαστείτε αν θέλετε να ρυθμίσετε την απομακρυσμένη παρακολούθηση των επιπέδων γραφίτη. Για να εκτυπώσετε μια αναφορά διαμόρφωσης, επισκεφτείτε τη Σελίδα υποστήριξης για τον εκτυπωτή σας και πληκτρολογήστε “αναφορά διαμόρφωσης εκτύπωσης” στη γραμμή αναζήτησης.

Ορισμένοι εκτυπωτές θα εκτυπώσουν την αναφορά διαμόρφωσης κατά την εκκίνηση. Αυτό μπορεί να μην είναι ιδανικό για όλες τις ρυθμίσεις γραφείου και μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία στο ίδιο το μηχάνημα χρησιμοποιώντας την οθόνη αφής User Interface. Οδηγίες για το πώς να το κάνετε αυτό είναι διαθέσιμες στη σελίδα υποστήριξης για τον εκτυπωτή σας. Αναζητήστε τον όρο “διαμόρφωση κατά την εκκίνηση”.

Μάθετε περισσότερα στο κανάλι της Xerox στο YouTube

Εάν προτιμάτε να παρακολουθείτε αντί να διαβάζετε, εξερευνήστε τις πολλές δυνατότητες του εκτυπωτή σας στο κανάλι υποστήριξης της Xerox στο YouTube. Υπάρχουν σεμινάρια που δείχνουν τα βασικά χαρακτηριστικά των πιο δημοφιλών μοντέλων της Xerox. Παρακολουθήστε ένα βίντεο κάθε φορά ή δείτε ένα ολόκληρο playlist. Θα μπορείτε γρήγορα να βρείτε τις απαντήσεις που θέλετε, είτε πρόκειται για μια πιεστική ερώτηση είτε θέλετε να βρείτε τρόπους για να κάνετε την εκτύπωση πιο ασφαλή.